弁護士システムで準備書面の作成を効率化する方法と選び方

準備書面を作成する際は、相手方の主張や証拠を確認し、過去の書面や関連資料を参照しながら、主張と証拠の関係を整理する必要があります。起案そのものに加え、資料を探したり、事務員と書面を受け渡したりする作業にも時間がかかります。弁護士システムを活用すれば、案件情報や書類の管理を通じて、こうした周辺業務の効率化を図れます。

本記事では、準備書面の作成を効率化する機能や、システムを選ぶ際のポイントを解説します。

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準備書面の作成を効率化できる弁護士システムの機能

書面・証拠・過去資料を案件単位で管理・検索する

準備書面を起案するには、相手方の準備書面や証拠、関連するやり取り、過去に作成した書面などを参照します。資料がメールや共有フォルダ、紙のファイルなどに分散していると、必要な情報を探すだけでも手間がかかります。

案件情報と書類を紐づけて管理できる弁護士システムなら、事件ごとに関連資料をまとめられます。たとえば、相手方の主張を検討する際に参照する証拠資料や、過去に作成した準備書面を事件単位で探せれば、起案に必要な資料を集める手間を減らせます。ファイル名や日付、文書内のキーワードなど、どのような条件で検索できるかは製品によって異なるため、日常的に使う資料を効率よく探せるか確認しましょう。

書面の作成・共有・版管理の手間を減らす

書式や定型文を登録できるシステムでは、繰り返し使う表現や書式を所内で共有し、入力や体裁調整の手間を減らせます。ただし、準備書面用のテンプレートや作成支援機能が備わっているとは限りません。必要な書類が機能の対象になっているか、事前に確認することが大切です。

複数の弁護士や事務員が書面の作成に関わる場合は、ファイルの共有方法や更新履歴、最新版の管理方法も確認しましょう。メールへの添付や個別保存を繰り返す運用を見直すことで、修正内容の反映漏れや古いファイルを使うミスの防止につながります。

生成AIと弁護士システムの役割の違い

生成AIは、長い資料の要約や論点の整理、書面の下書き作成などを支援する技術です。一方、弁護士システムは、案件情報や書類、証拠資料などを管理し、所内での共有や日常業務を支える役割を担います。ただし、製品によっては、案件管理と生成AIによる書面作成の両方に対応しています。

AIを準備書面の作成に活用する場合も、出力された文章をそのまま採用するのではなく、事実関係や証拠との整合性、法令・判例の引用などを弁護士が確認する必要があります。また、依頼者の情報や事件記録を入力する際は、サービスのデータの取り扱いや利用条件も確認しましょう。

弁護士業務における生成AIの活用例については、以下の記事で解説しています。

弁護士業務を効率化するAIシステム活用事例

準備書面の作成を効率化するシステムの選び方

必要な書類形式や編集・出力方法に対応しているか

準備書面を作成する際に使用するファイル形式や、普段利用している文書作成ソフトとの互換性を確認しましょう。システム内で書面を作成できるか、Wordなどで編集・出力できるか、既存の書式を利用できるかは、製品ごとに異なります。

検索・共有・権限管理などが事務所の運用に合っているか

必要な資料を検索できる範囲や、複数人での共有方法、閲覧・編集権限の設定などを確認します。取り扱う案件数や所員の人数、弁護士と事務員の役割分担に合った機能を選ぶことが重要です。

既存データの移行や導入後のサポートを受けられるか

これまで使用していた案件情報や書類を移行できるか、導入時にどのような支援を受けられるかも選定のポイントです。機能だけでなく、導入後の運用まで考慮して比較しましょう。

まとめ

準備書面の作成を効率化するには、起案そのものだけでなく、関連資料の検索や書類の共有、版管理などの周辺業務を見直すことも重要です。弁護士システムを選ぶ際は、必要な書類作成機能や検索・共有機能が備わっているか、自事務所の運用に合うかを確認しましょう。

弁護士システムにはさまざまな種類があり、対応する機能も異なります。自事務所の業務に合うシステムを比較し、準備書面の作成を含む日常業務の効率化につなげましょう。

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