弁護士業務の属人化を解消するには

弁護士業務はコミュニケーションが多くとられる一方、事務的な作業も多く発生します。紙ベースでのメモまたは口頭でのやり取りだけでは、特定の人にのみ作業内容ややり取りの情報が伝わり、属人化する可能性があります。

この記事では、弁護士業務の属人化リスクと解消方法について紹介します。

弁護士業務が属人化するリスク

業務が滞る可能性がある

属人化とは、特定の業務や作業を特定の担当者に依存する状況です。弁護士事務所で業務を割り振る際、属人化することで業務が円滑に進まなくなる可能性があります。

属人化のリスクとは、ある担当者が欠席や休職、退職をしたときに、その人がどのような業務をどのように担当していたかが社内で把握しづらくなり、引き継いだ人がスムーズに業務を担当できなくなる状態です。

他の業務の効率にも影響する

属人化によってその業務に滞りが生じると、他の業務の進行にも支障が出て、全体の進捗が遅れる可能性があります。

休職に入った担当者が特定の業務を一人で担当していたため、他のスタッフや弁護士が状況を把握しきれず、状況を把握するために時間を要し、他の業務にも影響が及ぶ可能性があります。

特定の担当者に負担が集中する

属人化と同時に、特定の担当者に負担が集中する点もリスクのひとつです。

業務が特定の担当者にのみ割り振られてしまうと、その担当者は他の業務に時間を割きづらく、責任や負担が増します。心身の健康にも悪影響を及ぼすため、特定の人に業務が集中しないよう、適切な配慮が求められます。

弁護士業務の属人化を解消する方法

弁護士業務のDX化

DX化とは「デジタル・トランスフォーメーション」を指し、テクノロジーを活用して業務効率を向上させることを意味します。

弁護士業務の効率化には、システムの導入、対面でのやり取りをWeb会議やビデオ通話形式に切り替えること、さらにチャットツールを活用してスケジュールや作業内容を共有・周知する方法が有効です。

AIによる業務効率化

AI（人工知能）は、契約書など細部まで確認が必要な書類を自動的にレビューし、確認漏れを防ぐために役立ちます。

AIがスタッフの手作業によるレビューを代替することで、弁護士やスタッフは他の作業に注力でき、業務の効率化が図れます。

電子申請を活用する

法務省は、民事訴訟・民事執行・倒産手続き・家事事件といった裁判所を通じて行われる主要な民事手続きのデジタル化を進めており、令和10年6月までに段階的に施行される予定です。

インターネットを利用して申立書を提出したり、訴えを提起したりできるようになるため、手続きが迅速に進みます。（※）
弁護士業務を効率化するAIシステムの活用方法と事例については、次のページをご覧ください。

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弁護士システムを導入して業務の属人化を解消しよう！

弁護士システムは、案件の管理や応対状況の確認、報酬金・着手金の請求、経費の精算など、弁護士業務全般をサポートするシステムです。

弁護士事務所の業務を特定のスタッフに任せると属人化のリスクが高まるため、DX化の一環としてシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、弁護士業務をデジタルシフトするためのポイントや選び方を紹介しています。以下のページで詳しく取り上げていますので、ぜひ参考にしてください。

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