弁護士事務所の電話対応

弁護士事務所に相談があったり、何らかの用があったりする場合は、先に電話で問い合わせることになります。この記事では、弁護士事務所が電話対応で抱える課題や、電話対応業務の負担を軽減する方法について解説します。

弁護士が直面する電話対応の課題とは？

対応しなければならない電話の種類が多い

弁護士事務所には、さまざまな内容の電話が日常的に寄せられます。新たな相談希望のほか、既存の依頼者からの確認や追加相談の連絡もあるでしょう。相手方やその代理人から電話が来るケースも珍しくありません。他にも、裁判所や共同受任している弁護士、同じ事務所の弁護士や事務員からの電話もかかってきます。

かかってくる電話の本数が多くなると、それだけで業務に支障をきたします。特に相手方やその弁護士からの電話で不用意な発言をした場合は不利になることもあるので、常に注意して電話対応しなければなりません。このあたりを手間や課題と感じているケースもあるようです。

対応が事務所の印象を大きく左右する

電話での対応が不適切だった場合、事務所の印象を損なうことがあります。高圧的な口調や誠意の感じられない態度は、利用者の不満を招き、否定的な口コミが投稿される恐れもあります。インターネット上に悪い口コミが投稿されてしまえば、その結果として依頼数に影響を及ぼすことも考えられます。

電話の内容を確実に理解しなければならない

電話の内容を正確に把握し、担当弁護士へ正しく伝えることが求められます。対応内容は、日時・相手の氏名・連絡先・要件などを明確に記録しておくことが重要です。ただし人手不足などに悩んでいる弁護士事務所では、忙しさのあまりメモを取ったり情報共有がうまくいかなかったりすることもあります。

弁護士システムによる電話対応業務の効率化

弁護士システムによる情報共有や案件管理

電話対応自体は問題なかったとしても、その情報共有が適切に行われていない場合、業務上の支障をきたすおそれがあります。このようなトラブルを防ぐためにも、弁護士システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

弁護士システムは、法律事務所の業務効率化に役立つシステムです。案件情報や依頼者に関する情報、スケジュールなどに関して手軽に情報共有ができます。最新情報を共有することで、伝達ミスの防止にもつながるでしょう。他の弁護士に伝えなければならない情報が含まれる電話を受けたものの、うっかり情報の伝え漏れを防ぐことにもつながります。

弁護士業務支援ソフトのメリットとデメリットについて以下の記事で詳しく紹介しているので、ぜひご覧ください。

弁護士業務支援ソフトのメリット・デメリット
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通話の録音も重要

弁護士や法律事務所で使用するのに適した通話録音システムがあります。録音機能を活用すれば、あとから会話内容の確認が可能です。電話は人によって受け取り方を間違えてしまったり、情報伝達する際にミスをしてしまったりすることがあります。

直接メッセージを受け取らなければならない弁護士が録音データを確認できるようにすれば、電話を受けた人がメモを取る必要もなくなり、業務の手間が軽減され、対応の質も向上します。また、事務員から誤った内容で弁護士に伝達してしまうといったトラブルも防げます。

弁護士システムを導入して電話対応を効率化しよう

電話対応は弁護士事務所の印象を左右する重要な業務であり、丁寧に対応する必要があります。電話対応が適切にできなかった場合はクレームにつながることもありますし、伝達ミスなどからトラブルに発展することもあるからです。弁護士システムの導入によって、電話に関する情報の共有や記録がしやすくなり、トラブルの予防にもつながります。

以下のページでは弁護士事務所におすすめのシステムについて紹介しているので、導入について検討したいと考えている方はぜひ参考にしてください。

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