弁護士業務におけるコミュニケーションツール

弁護士事務所では、顧客とのやり取りに加えて事務所内でのコミュニケーションも重要です。弁護士業務をスムーズに進めるため、迅速な情報共有やリモートワーク時の意思疎通を支援するツールが役立ちます。この記事では、弁護士業務におけるコミュニケーションツールについて紹介します。

事務所内のコミュニケーションにツールを利用するメリット

必要な情報の確認や周知に役立つ

弁護士事務所では、確認や情報共有が頻繁に行われるため、これらを支援するコミュニケーションツールが役立ちます。

確認が必要な時にはチャットを利用し、書類を確認してほしい時にはファイルを共有するなどの使い方ができます。

コミュニケーションツールには、チャット、ファイル共有、音声通話、ビデオ通話、過去の情報検索、一括共有などの機能を備えたソフトやシステム（サービス）があります。

口頭でのトラブルを回避できる

口頭でのやり取りは、「言った・言わない」の食い違いや確認漏れのトラブルにつながることがあります。トラブルを防ぐため、履歴や送受信ファイルを保存できるコミュニケーションツールを活用しましょう。

確認した内容が漏れていたり、誤って伝えてしまったりといった問題も起こることがあります。そのようなトラブルが発生すると、再確認に時間や手間がかかるため、コミュニケーションツールの活用が効果的です。

メモ代わりにも活用できる

チャットやメールなどの機能を搭載したコミュニケーションツールは、メモ代わりに活用できます。

チャットツールには、ユーザー専用のページと、グループ専用のページに分ける機能が搭載されているものがあります。自分専用のページでは覚えておきたいこと、あとから処理するタスクや作業内容をメモしたり、共有ページに箇条書きで残せます。

紙のメモを使うと紛失したり複数の場所に貼ってしまったりと、管理に手間がかかります。コミュニケーションツールを使えば、メモの紛失や散逸を防ぎ、管理が容易です。

事務所内のコミュニケーションにツールを利用するデメリット

ツール導入のコストがかかる

ツールの導入にはコストがかかります。機能が豊富なものや、他のシステムと連携できるものもありますが、毎月のサブスクリプション利用や一括購入でどの程度のコストがかかるかを確認しておく必要があります。

私用の範囲やルールを統一する

クラウド形式のツールは外部からもアクセスできるため、セキュリティ上の懸念があります。セキュリティ対策もあわせて行う必要があるため、コストや対策方法をしっかり検討する必要があります。

私用を許可する場合は、その範囲を決めておきましょう。アップロードできるファイルの内容や種類に注意し、個人情報を含むものをアップロードしないように周知しましょう。

弁護士業務でコミュニケーションツールの活用を検討しよう！

弁護士事務所の業務は、弁護士・スタッフ・顧客と多くの人が関わるため、コミュニケーション上の伝え間違いや確認漏れを防ぐ必要があります。

口頭だけのやり取りでは確認しきれない部分や勘違いなども起こりやすく、後からの確認作業を減らすためにも、コミュニケーションツールの活用を検討しましょう。

ツールの導入には費用が発生するため、機能や費用をよく比較して検討することをおすすめします。

次のページでは、弁護士業務のIT化を支援するシステムを紹介しています。ぜひ参考にしてください。

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