弁護士事務所の請求書作成

弁護士事務所では、クライアントごとに請求書を発行しますが、多様な報酬体系や人手不足といった理由で主要な業務を圧迫することがあります。この記事では、弁護士事務所の請求書作成に関する課題と弁護士システムによる効率化について解説します。

弁護士事務所における請求書作成の課題とは？

多様な報酬体系による人的ミス

弁護士事務所の請求書作成業務では、多様かつ複雑な報酬体系により報酬計算が煩雑になることがあります。業務ごとに作業時間を記録し、それぞれの単価で報酬を計算する「タイムチャージ制」をはじめ、担当弁護士や案件ごとに単価が変動する点を考慮しなければならないからです。

特に、訴訟や交渉などの業務には、業務開始の際に支払われる着手金と成功報酬がそれぞれ発生します。費用だけではなく、請求のタイミングが異なる点にも注意が必要です。また顧問契約を結ぶ場合は定額報酬と業務ごとの追加請求を計上し、二重管理が必要になります。

このような報酬体系の混在によって請求額の算出に時間や労力がかかるため、計算ミスが生じやすいのです。

経費精算の煩雑さ

業務にかかる交通費や印紙代などの実費は、依頼者から支払われる報酬とは別にして請求します。実費の取り扱いは、弁護士業務の中でも請求業務が煩雑化しやすい原因のひとつです。

案件ごとの立替費用を正確に記録して仕分けするためにも、手間がかかります。人の手を介してアナログに記録する方法では記入漏れやミスが生じ、会計処理の際に問題が発生しがちです。依頼者に交通費などを請求する場合は、立替経費として正確に回収できなければ事務所の負担が増えてしまいます。

一方で、正しく経費として計上できていなければ依頼者との間でトラブルになる恐れがあるため、請求業務の効率化が求められるのです。

不効率なシステムや属人化

手作業によるタイムレコード（業務ごとの作業時間記録）の作成や連携しない複数のシステム活用などにより、思わぬミスが発生することがあります。たとえば定額報酬ではない個別対応が発生したときに、追加請求の項目を見落とすミスです。

請求処理を行うスタッフが特定の人に限られていたり、特定の人のチェックのみに依存したりしていると、属人化のリスクが生まれます。スタッフの人数や業務の優先度によっては、請求処理が後回しになってしまいます。

弁護士システムによる請求書作成の効率化

報酬額の自動計算

弁護士システムを導入することで、弁護士・スタッフの作業項目や作業時間をリアルタイムに記録できます。実働状況に応じて報酬形態と単価を適用し、発生した報酬を自動的に計算する仕組みです。請求書には報酬額が自動的に反映されるため、複数回の入力や手直しの必要がありません。

案件ごとに経費

弁護士システムで請求書を作成することで煩雑化しやすい経費を案件ごとに登録し、画面上で一元管理が可能です。手入力では請求漏れが生じやすい経費項目を正確に請求書に反映し、報酬と経費を分離して表示します。この仕組みによって、実費回収の精度が高まります。

弁護士業務支援ソフトのメリットとデメリットについて以下の記事で詳しく紹介しているので、ぜひご覧ください。

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弁護士システムを導入して請求書作成を効率化しよう

弁護士システムは、繁忙期やスタッフ数が不足しているときでも弁護士事務所の請求処理をスムーズに進められるシステムです。手入力によるミスや確認漏れを防ぐためにも、弁護士システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

次のページでは弁護士事務所におすすめのシステムについて紹介しています。導入について検討したいと考えている方はぜひ参考にしてください。

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